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Actualmente, el Sistema de Gestión de Calidad  del Conservatorio del Tolima se rige bajo la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 y la NTC ISO 9001:2015. Internamente el SGC fue adoptado y reglamentado mediante Resolución de Rectoría N° 0235 de 2008 y N° 0760 de 2013.

Con base en las funciones sustantivas de la Educación Superior: Docencia, Investigación, Extensión y Proyección Social, el Conservatorio del Tolima estructuró su  Sistema de Gestión de Calidad  en procesos estratégicos, misionales y de soporte, cuya articulación se puede evidenciar en el mapa de procesos institucional que se presenta a continuación:

 

 

Cada proceso ejecuta acciones orientadas hacia el  cumplimiento de los objetivos de calidad, los cuales se describen a continuación:  

  1. Satisfacer las necesidades y expectativas de los grupos de interés
  2. Mejorar continuamente el desempeño de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad
  3. Ampliar la oferta académica respondiendo a las necesidades del entorno para brindar mayor cobertura
  4. Posicionarse como líder en procesos de formación musical
  5. Garantizar la sostenibilidad financiera de la Institución
  6. Obtener la acreditación de alta calidad de los programas académicos

En marco de la política de Calidad, El Conservatorio del Tolima, como Institución de Educación Superior, se compromete a ofrecer educación de calidad, cumpliendo las expectativas de los grupos de interés bajo el marco legal y la filosofía del mejoramiento continuo de sus procesos; promover el acceso a la educación superior, ampliando su oferta académica y la cobertura para posicionarse como líder en los procesos de formación musical, que permitan la sostenibilidad financiera de la institución y lograr la acreditación de sus programas y la certificación de calidad de sus procesos.

Actualmente, los procesos cuentan con la siguiente documentación del S.G.C

Proceso Estratégico: Planeación y Direccionamiento Estratégico

Responsable: Rector

Procedimientos:

  1. Plan de Desarrollo Institucional
  2. Rendición de Cuentas
  3. Gestión de la Comunicación Institucional

 Manuales:

  1. Manual de Calidad

Proceso Estratégico: Gestión del Mejoramiento

Responsable: Directora Escuela de Música

Procedimientos:

  1. Control de Documentos
  2. Control de Registros
  3. Auditorías Internas
  4. Acciones Correctivas y Preventivas
  5. Tratamiento del Servicio No conforme
  6. Evaluación Institucional

Instructivos:

  1. Elaboración de Documentos y Registros

Proceso Misional: Docencia

Responsable: Decano

Procedimientos:

  1. Creación, Renovación y Modificación de Programas Académicos
  2. Autoevaluación de Programas Académicos
  3. Calendario Académico
  4. Evaluación Docente
  5. Gestión Académica

Proceso Misional: Investigación

Responsable: Coordinador de Investigación.

Procedimientos:

  1. Investigación Formativa
  2. Creación y Formalización de los grupos de Investigación
  3. Planeación, Gestión y Lineamientos de Investigación
  4. Publicación y Producción de Investigación

Proceso Misional: Extensión y Proyección Social

Responsable: Directora Escuela de Música

Procedimientos:

  1. Gestión de Proyectos
  2. Creación, Revisión y Ajuste de Programas de Educación para el Trabajo y Desarrollo Humano
  3. Administración de la Escuela de Música
  4. Temporada Musical

Proceso de Soporte: Bienestar Institucional

Responsable: Coordinadora de Bienestar Institucional

Procedimientos:

  1. Asesoría Psicológica
  2. Desarrollo Humano
  3. Gestión y Desarrollo de Programas Culturales y de Recreación y Deporte
  4. Monitorias Estudiantiles
  5. Seguimiento a Egresados

Proceso de Soporte: Gestión Administrativa, Jurídica y del Talento Humano

Responsable: Secretaria General

Procedimientos:

  1. Elaboración de Actos Administrativos
  2. Contratación
  3. Recepción y Distribución de Comunicaciones Oficiales
  4. Gestión Documental
  5. Tramite de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (P.Q.R.S.)
  6. Manejo de Caja Menor
  7. Selección y Vinculación de personal administrativo para cargos en provisionalidad
  8. Inducción y Reinducción

Instructivos:

  1. Solicitud de Permisos

Proceso de Soporte: Gestión Operativa y Financiera

Responsable: Coordinador de Servicios de Apoyo

Procedimientos:

  1. Presupuesto
  2. Tesorería
  3. Administración Contable
  4. Elaborar y Ejecutar el Plan de Mantenimiento

Proceso de Soporte: Registro y Control Académico

Responsable: Coordinador de Registro y Control Académico

Procedimientos:

  1. Inscripción, Admisión y Matricula de Estudiantes
  2. Registro y Control de Notas
  3. Grado de Estudiantes de Pregrado
  4. Elaboración y Rendición de Informes Académicos

Proceso de Soporte: Gestión de Bienes y Servicios

Responsable: Almacenista General

Procedimientos:

  1. Préstamo de Instrumentos Musicales
  2. Préstamo de Equipos de Ayudas Audiovisuales
  3. Préstamo en Comodato de Instrumentos propiedad de la Institución
  4. Préstamo y Control de Lockers
  5. Préstamo de Espacios Físicos
  6. Préstamo de Elementos de Biblioteca
  7. Elaboración del Plan Anual de Adquisiciones
  8. Manejo y Control de Inventarios